Onboarding – czyli jak skutecznie wprowadzić do firmy nowego pracownika

Obecne tendencje na rynku pracy wymuszają na pracodawcach nie tylko odpowiednie podejście do pozyskania cennego pracownika ale również do tego, aby nowy nabytek szybko i komfortowo „wszedł” w rytm firmy i jak najszybciej zaczął wydajnie pracować. Co ważne, by nie porzucił swojego miejsca pracy w okresie próbnym.

Bezrobocia spada, na rynku pracy w wielu polskich regionach brakuje odpowiedniej jakości specjalistów. Idealny do danego stanowiska kandydat jest niemal na wagę złota. Dlatego pozyskanie i utrzymanie takiego pracownika w firmie jest bardzo ważne dla wielu polskich przedsiębiorców.

Kiedy już nowy pracownik pojawia się w siedzibie firmy, należy zrobić wszystko aby w komfortowych warunkach zapoznał się z przedsiębiorstwem i swoim stanowiskiem pracy. Do tego ważne jest, by natłok nowych informacji nie przerósł Go i nie porzucił nowej posady.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie specyficznych działań, nakierunkowanych na nowych pracowników zwanych z języka angielskiego „onboardingiem”.

Najprościej mówiąc to proces aklimatyzacji nowego pracownika w nowym środowisku pracy. Specjaliści rynku pracy wskazują, że aby nowy pracownik zintegrował się z grupą i poczuł się pewnie na nowym stanowisku pracy, potrzebuje od 3 do 6 miesięcy – wskazuje Janusz Pietruszyński, interim manager z firmy Koncept Konsulting . Na tym właśnie polega onboarding, rozumiany jako wsparcie dla nowych pracowników w procesie adaptacji w firmie.

Dlatego bardzo uważnie należy podejść do procesu wdrażania pracownika w nowej firmie, aby już na początku nie poczuł się przytłoczony natłokiem obowiązków, nowych informacji, wymagań właścicieli. To może spowodować, że oczekiwany przez przedsiębiorcę pracownik zdecyduje się na odejście z firmy już w czasie okresie próbnym.

Musimy pamiętać, że z reguły trwający około trzech miesięcy okres próbny to czas sprawdzenia nie tylko nowego pracownika przez właściciela. To jest okres w którym również pracownik analizuje czy w tej firmie chce pozostać na stałe – dodaje Janusz Pietruszyński. – Im szybciej przedsiębiorcy taki mechanizm zrozumieją tym skuteczniej będą pozyskiwali dobrych specjalistów i co ważne, utrzymają ich w firmie.

Wyniki badań w tym zakresie nie pozostawiają złudzeń – w ciągu pierwszych 45 dni nowej pracy rezygnuje z niej 22 proc. pracowników, a 50 proc. odchodzi w trakcie pierwszych czterech miesięcy. Tymczasem, 91 proc. przyjętych do pracy pozostaje w niej dłużej, jeśli w pierwszym okresie, trwającym około 3-6 miesięcy właściwie zostaną wsparci przez przełożonych i swoich kolegów z pracy.

Nowy pracownik w okresie próbnym powinien więc spokojnie, bez zbędnej presji zapoznać się z całością funkcjonowania przedsiębiorstwa. Trzeba go zapoznać ze strategią organizacji, jej misją, wizją oraz celami, jakie są przed nią postawione, strukturą organizacyjną, firmowymi procedurami dotyczącymi np. komunikacji, obiegu dokumentów, zgłaszania urlopów, rozliczania nadgodzin, szczegółowym zakresem obowiązków na stanowisku, możliwością rozwoju czy tzw. drabinką awansów, obsługą sprzętu firmowego. Do tego należy przygotować dla niego stanowisko pracy i odpowiednio przedstawić go pozostałym pracownikom.

Wdrożenie nowego pracownika najlepiej powierzyć osobie zajmującej się HR w firmie. Jeśli takiej nie ma powinien być to manager lub bezpośredni przełożony takiej osoby.

Jakie narzędzia będą odpowiednie dla onboardingu? Rozmowy, wykłady, prezentacje czy inne formy szkoleń teoretycznych i praktycznych. Warto również przekazać nowemu pracownikowi odpowiednie materiały w formie papierowej lub elektronicznej.

Nadal stosunkowo niewiele firm wdraża proces onboardingu pracowników z wykorzystaniem dedykowanych platform i narzędzi. Tymczasem taki, dobrze przygotowany program w firmie, zdecydowanie usprawnia pracę osobom odpowiedzialnym za ten proces – dodaje Janusz Pietruszyński. – Taki proces nie tylko skróci czas szybkiego wdrożenia nowego pracownika w jego obowiązki ale też wygeneruje dobre opinie o firmie, jako pracodawcy. Musimy bowiem pamiętać, że największymi ambasadorami naszej firmy są właśnie pracownicy.